Microsoft Outlook: cos'è e a cosa serve
Se hai sentito parlare di Outlook e ti sei incuriosito, questo è il posto giusto. Ma se sai già cos’è Outlook e vuoi solo passare all’opera, puoi saltare questa parte introduttiva, dove spiegherò a chi ancora non lo sa, in cosa consiste questo strumento.
Pronto? Bene iniziamo! Dunque, Microsoft Outlook è lo strumento più utilizzato al mondo per la gestione della posta elettronica e dei calendari, e ti permette di sincronizzare le tue caselle di posta elettronica senza dover andare ogni volta sul sito del tuo provider di posta per consultare le tue email. Inoltre puoi usufruire della sincronizzazione con il calendario, che ti faciliterà di molto la gestione del lavoro e della tua vita privata.
Quando ti ho detto che è lo strumento più utilizzato al mondo, dicevo sul serio. Infatti quasi tutte le aziende medio-grandi oggi utilizzano stabilmente l’intera suite di Office, tra cui appunto Outlook per la parte relativa ai calendari e alle mail. Ho detto calendari al plurale non a caso, perché con Outlook potrai gestirne più di uno (per esempio quello privato e del lavoro), con un solo account.
Outlook: vediamo come si presenta al suo interno
Se non lo hai mai visto, ti illustro subito cosa incontrerai non appena cliccherai sulla sua icona a forma di cartella decorata con la lettera O, che sta appunto per nome del medesimo software. Al doppio clic, ti apparirà questo:
In questo momento sto usando un computer Apple, ma se hai Windows la pagina iniziale non varierà un granché.
Outlook: impostare la nostra casella email
Quello che dovrai fare a questo punto, non è difficile. Dovrai cliccare sul pulsante blu “Aggiungi account email” che vedi in primo piano, e subito dopo potrai inserire la tua mail personale o lavorativa. Solo dopo questo passaggio potrai cliccare su “Continua” e inserire la password del tuo account di posta e cliccare dunque sul medesimo pulsante blu. Ecco fatto, al termine di questa breve procedura, Outlook ti darà la possibilità di chiudere il pannello che hai di fronte. Cliccando sul bottone “Fatto” potrai infatti iniziare ad usare il programma, diversamente potrai inserire un altro account di posta se ne hai più di uno, cliccando su “Aggiungi un altro account” e ripetendo la stessa procedura fatta fin ora.
Eccoci dentro al nostro programma Outlook! Facile no? In un battito di ciglia sei già all’opera e in pochi secondi hai già la tua mail davanti ai tuoi occhi, con la cartella dei messaggi in arrivo, le bozze, la cartella dei messaggi indesiderati e il cestino. Qui sotto puoi vedere il risultato. Non dovrebbe essere molto diverso da quando controllavi la tua mail sul sito del tuo provider di posta elettronica, in quanto i comandi dovrebbero essere il più simili possibili.
A parte le mail che ho oscurato in quanto non importanti al fini dell’apprendimento, focalizzerei l’attenzione su quello vediamo nell’immagine. In particolare sulla barra dei comandi principale che troviamo in alto. Come abbiamo già visto sugli articoli precedenti quando presentavamo Word, ma anche Excel, la barra dei comandi è simile su tutti i software della suite di Office. Partendo dall’alto a destra, si presenta con quattro comandi principali, Home, Organizza, Strumenti e Cerca. Cliccando su questi comandi, cambierà la parte sottostante e si potranno gestire diversi aspetti del software.
Ciò su cui mi soffermerei per questa prima lezione sono i comandi principali per inviare una mail e per accedere ai calendari. Procederemo poi nelle sessioni successive a scoprire di più su Outlook e su come gestire i nostri dati.
Restando quindi come nella foto nel comando Home, troveremo subito sotto il bottone “Nuovo messaggio di posta elettronica”. Facendo clic su quest’ultimo arriveremo nella schermata principale di scrittura delle mail. Questa è la schermata che vi troverete di fronte.
Outlook: preparare e inviare una mail
Arrivati qui troveremo il nostro solito pannello in alto, il primo dal nome “Messaggio” e il secondo “Opzioni“. La parte che momentaneamente ci interessa è quella principale del Messaggio. Ciò che andremo a fare per prima cosa è completare i campi “A” e “Oggetto“. All’interno del primo chiamato A, andremo a scrivere l’indirizzo email del destinatario. Poi saltiamo direttamente al campo Oggetto. In questo campo di solito si scrive un sommario, una specie di titolo riassuntivo del nostro messaggio, per far capire al destinatario di che cosa si parlerà nella nostra mail. Questo è un campo molto importante, vedremo più avanti come può tornare utile quando la nostra casella email sarà piena di messaggi e noi vorremo trovarne uno in particolare!
Giunti qui, nel riquadro grande che troviamo sotto, scriviamo il testo della nostra mail e una volta finito, a nostro piacimento, possiamo modificarne il carattere o la grandezza del nostro testo o i colori, tutto attraverso il pannello in alto.
Terminato il tocco creativo, siamo pronti per inviare la mail. Questo passo è semplicissimo. Se infatti l’indirizzo email del destinatario sarà scritto correttamente e il campo oggetto sarà compilato, ci basterà cliccare sul pulsante Invia che si trova all’estrema sinistra della stessa barra in alto che abbiamo utilizzato per modificare il carattere e il colore. Ecco fatto. La nostra prima mail da Outlook è stata inviata con successo!
Outlook: accedere al calendario
Dopo aver inviato la prima mail con Outlook, diamo uno sguardo a come accedere ai calendari. Per accedere al calendario, che nelle successive lezioni, riprenderemo per farne un uso più concreto, basta andare nella schermata principale che vi ricordo essere questa:
e cliccare nella busta blu che vediamo in fondo a sinistra alla schermata principale. Se avete fatto le cose correttamente, vi troverete come promesso nella sezione relativa al calendario, esattamente come quella raffigurata di seguito.
Outlook: come scaricarlo
Il modo più facile e veloce per ottenere Outlook sul vostro PC o Mac, è acquistare una licenza direttamente dal sito di Office365. Scegliendo se il vostro uso sarà per privati o aziende, potrete acquistare la licenza con una quota annuale che varia a seconda dei servizi aggiuntivi che andrete ad includere nell’abbonamento. Così facendo, non otterrete solamente Outlook, ma l’intera suite di Office.
Se invece siete privati o studenti, c’è anche la possibilità di acquistare ad un prezzo che si aggira intorno ai 150 €, la suite completa Home & Student, pagando una volta sola, senza rimanere legati per forza ad un abbonamento.
Outlook: conclusioni della prima lezione
Bene, siamo arrivati alla fine della prima lezioni di Outlook, dove insieme abbiamo visto come si presenta il software in maniera generale, abbiamo aggiunto la nostra mail, siamo dunque riusciti ad inviare la nostra prima mail e infine abbiamo anche raggiunto l’area di Outlook relativa al calendario.
Outlook: condividete e iscrivetevi al corso
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A presto!
Christian Conti
Attualmente si è SEMPRE connessi alla rete. Quindi utilizzare un client di posta è praticamente un controsenso assurdo e uno spreco.
Ciao Tommy, grazie per il tuo commento! Dipende molto da cosa fai. Un client di posta è uno strumento indispensabile per esempio nelle aziende, in quanto permette di fare davvero molte cose. Ad esempio sincronizzazione di più caselle mail in un unico software, ma anche gestione di regole di reindirizzamento messaggi in sottocartelle da te stabilite, impostazione di messaggi di risposta automatica, firme diverse in base alla mail che utilizzi, gestione di riunioni e calendari condivisi. C’è un’infinità di funzioni che possono tornare utili. Ad ogni modo un privato che non ci lavora può anche permettersi di consultare le mail via browser tralasciando l’uso del client di posta.
Grazie per aver spiegato il tuo punto di vista!