Se Outlook non scarica le nuove email, mostra messaggi diversi rispetto a quelli che vedi sul telefono o su Outlook sul Web, oppure resta bloccato su "Sincronizzazione in corso" senza concludere mai, non sei il solo: è uno dei problemi più comuni e frustranti per chi usa Outlook ogni giorno per lavoro.
La buona notizia è che nella maggior parte dei casi la causa è una delle quattro che trovi qui sotto, e si risolve in pochi minuti senza perdere nessuna email.
Le cause più comuni
Soluzione 1: disattiva "Lavora offline"
È la prima cosa da controllare, perché è anche la più semplice. Vai sulla scheda Invia/Ricevi nella barra in alto di Outlook e verifica se il pulsante Lavora offline è evidenziato/attivo. Se lo è, cliccalo per disattivarlo.
Vai sempre su Invia/Ricevi e clicca su Aggiorna cartella (o "Invia/Ricevi tutte le cartelle"). Se i messaggi iniziano ad arrivare, hai risolto.
Soluzione 2: forza una sincronizzazione manuale
Se la sincronizzazione automatica non parte da sola, puoi forzarla manualmente. Sempre dalla scheda Invia/Ricevi, clicca su Aggiorna cartella per la cartella specifica, oppure su Invia/Ricevi tutte le cartelle per farlo su tutto l'account.
Soluzione 3: ricostruisci il file OST
Se le prime due soluzioni non risolvono, il problema è spesso nel file OST. Ricrearlo costringe Outlook a scaricare di nuovo tutta la posta dal server, risolvendo quasi sempre il problema.
Chiudi Outlook. Vai nella cartella C:\Users\[il tuo nome utente]\AppData\Local\Microsoft\Outlook, trova il file con estensione .ost, rinominalo aggiungendo ".old" alla fine (es. da Outlook.ost a Outlook.ost.old). Riapri Outlook: ricreerà automaticamente un nuovo file OST e riscaricherà tutta la posta dal server.
Questo passaggio è sicuro per la posta che è già salvata sul server (la stragrande maggioranza degli account aziendali Exchange/Microsoft 365 funziona così), ma se hai cartelle o email salvate solo in locale, vanno esportate prima in un file .pst per non perderle.
Soluzione 4: disattiva i componenti aggiuntivi
Vai su File → Opzioni → Componenti aggiuntivi. In basso, alla voce "Gestisci", seleziona Componenti aggiuntivi COM e clicca su Vai. Disattiva temporaneamente tutti i componenti aggiuntivi non indispensabili e riavvia Outlook per vedere se il problema si risolve.
Se il problema persiste, non perdere altro tempo
Outlook che non sincronizza è spesso solo la punta dell'iceberg di una configurazione IT che andrebbe rivista. Mi occupo di assistenza continuativa per privati e aziende, anche da remoto.
Scopri l'assistenza IT →Se nessuna di queste soluzioni risolve il problema, può trattarsi di una configurazione più specifica del tuo account aziendale (Exchange, server di posta personalizzato) che richiede un intervento diretto sul server o sul profilo Outlook.